Cách máy quét mã vạch tối ưu hóa kiểm tra và thông quan tại cảng

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận tải biển, thông quan tại cảng luôn là một trong những công đoạn trọng yếu, quyết định tốc độ lưu thông hàng hóa và hiệu quả hoạt động của toàn bộ chuỗi cung ứng. Việc tối ưu hóa quá trình kiểm tra và thông quan tại các cảng biển không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Ngày nay, với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, đặc biệt là máy quét mã vạch, quá trình kiểm tra và thông quan tại cảng đã được nâng tầm hiệu quả lên một mức độ mới. Vậy máy quét mã vạch đã và đang thay đổi cách thức kiểm tra, xác nhận hàng hóa tại cảng như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Trước khi công nghệ mã vạch phổ biến, quy trình kiểm tra và thông quan tại cảng chủ yếu dựa vào:

• Kiểm tra thủ công: Nhân viên phải dò từng số container, số vận đơn, đối chiếu với hồ sơ giấy tờ.
• Nhập dữ liệu bằng tay: Sử dụng biểu mẫu giấy hoặc nhập liệu thủ công vào hệ thống máy tính.
• Kiểm tra lặp lại: Để tránh sai sót, nhiều khâu kiểm tra lặp đi lặp lại, gây mất thời gian và nhân lực.
• Sai sót cao: Rủi ro nhầm lẫn trong ghi chép hoặc nhập liệu thủ công luôn tồn tại.

Những yếu tố này làm kéo dài thời gian thông quan, tăng chi phí lưu kho, làm chậm quá trình giao nhận hàng hóa và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của các doanh nghiệp.

Với sự ra đời của máy quét mã vạch, ngành logistics, đặc biệt là hoạt động thông quan tại cảng, đã có bước chuyển mình mạnh mẽ:

1. Rút ngắn thời gian kiểm tra hàng hóa

Nhờ khả năng quét nhanh mã vạch trên container, kiện hàng hoặc tài liệu vận chuyển, máy quét mã vạch cho phép nhân viên cảng xác nhận thông tin lô hàng chỉ trong vài giây. Điều này giúp đẩy nhanh tốc độ kiểm tra, giảm ùn tắc tại khu vực bốc dỡ.

2. Đảm bảo độ chính xác tuyệt đối

Thông tin được mã hóa trong mã vạch và giải mã tự động qua máy quét, giúp loại bỏ lỗi ghi chép thủ công hoặc nhập sai dữ liệu, giảm thiểu sai sót trong khai báo hải quan và kiểm tra hàng hóa.

3. Tăng hiệu quả xử lý dữ liệu thông quan

Máy quét mã vạch dễ dàng tích hợp với các phần mềm quản lý kho vận (WMS), hệ thống hải quan điện tử (VNACCS/VCIS ở Việt Nam), giúp tự động hóa quá trình nhập liệu, xử lý và lưu trữ thông tin khai báo hàng hóa.

4. Hỗ trợ truy vết nguồn gốc và kiểm soát luồng hàng

Thông qua hệ thống mã vạch, các đơn vị quản lý cảng và hải quan dễ dàng truy xuất lịch sử di chuyển của từng lô hàng, từ lúc nhập cảng, bốc xếp, lưu kho cho đến giao nhận. Điều này cực kỳ quan trọng trong công tác kiểm soát hàng hóa nguy hiểm, hàng hóa cần kiểm tra đặc biệt hoặc phòng chống gian lận thương mại.

5. Tối ưu hóa nguồn nhân lực

Với việc sử dụng máy quét mã vạch, số lượng nhân viên cần thiết cho công tác kiểm tra, thông quan tại cảng được giảm đáng kể, đồng thời năng suất lao động của mỗi nhân viên được nâng cao rõ rệt.

– Kiểm tra container tại cổng cảng (Gate Check)

Mỗi container ra vào cảng đều được gắn mã vạch nhận diện riêng. Nhân viên chỉ cần quét mã tại cổng kiểm soát để xác nhận tình trạng container, đối chiếu với đơn hàng và lệnh giao nhận.

– Kiểm tra hàng hóa tại khu vực bãi chứa (Yard Check)

Tại các bãi container, máy quét mã vạch được sử dụng để định vị nhanh container hoặc kiện hàng cần xếp dỡ, đảm bảo đúng lịch trình và lô hàng.

– Quản lý hàng hóa trong kho ngoại quan

Các kho ngoại quan tại cảng biển sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho, xuất nhập hàng hóa, hỗ trợ lập báo cáo tồn kho nhanh chóng và chính xác theo yêu cầu hải quan.

– Thông quan nhanh (Fast Clearance)

Một số cảng đã triển khai mô hình thông quan nhanh bằng cách kết hợp máy quét mã vạch với hệ thống khai báo hải quan điện tử, rút ngắn tối đa thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa.

Để đạt được hiệu quả tối ưu trong việc thông quan tại cảng, cần lựa chọn máy quét mã vạch đáp ứng các tiêu chí sau:

• Chịu được môi trường khắc nghiệt: Đạt chuẩn chống bụi, chống nước cao (IP65, IP67) do làm việc ngoài trời.
• Khả năng quét tầm xa: Có thể quét mã vạch ở khoảng cách xa (từ 1 – 15 mét), phù hợp với quy mô bãi container lớn.
• Đọc được nhiều loại mã vạch: Hỗ trợ cả mã 1D (mã vạch truyền thống) và 2D (QR Code) để linh hoạt trong việc nhận dạng.
• Pin dung lượng cao: Đối với máy quét không dây, pin phải đủ lớn để hoạt động liên tục cả ca làm việc dài.
• Tương thích hệ thống hải quan điện tử: Máy phải dễ dàng tích hợp với phần mềm khai báo hải quan hoặc quản lý kho vận của doanh nghiệp.

Máy quét mã vạch đang trở thành cánh tay đắc lực trong việc tối ưu hóa kiểm tra và thông quan tại cảng, giúp các đơn vị vận hành cảng, doanh nghiệp logistics và cơ quan hải quan đẩy nhanh tốc độ xử lý, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng dịch vụ. Trong bối cảnh xu hướng số hóa đang lan rộng mạnh mẽ, việc đầu tư vào công nghệ máy quét mã vạch chính là chìa khóa để nâng tầm hiệu quả vận hành và năng lực cạnh tranh trong ngành logistics hiện đại.

Nếu doanh nghiệp bạn đang hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển, xuất nhập khẩu hoặc kho vận, đừng chần chừ trang bị ngay hệ thống máy quét mã vạch chuyên dụng để gia tăng sức mạnh cho quy trình thông quan tại cảng!