Cải thiện quy trình nhập hàng tại các cảng bằng công nghệ quét mã vạch

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và bùng nổ giao thương quốc tế, các cảng biển ngày càng đóng vai trò trọng yếu trong chuỗi cung ứng hàng hóa toàn cầu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy quy trình nhập hàng tại nhiều cảng vẫn còn đối mặt với những thách thức như: thời gian xử lý lâu, sai sót trong kiểm kê, tắc nghẽn bến bãi và chi phí vận hành cao.

Để giải quyết những vấn đề này, công nghệ quét mã vạch đã được ứng dụng rộng rãi như một giải pháp thông minh nhằm cải thiện quy trình nhập hàng tại các cảng biển, giúp các doanh nghiệp và cơ quan quản lý tối ưu hóa hiệu quả vận hành, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ logistics.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách công nghệ quét mã vạch đang làm thay đổi hoàn toàn diện mạo quy trình nhập hàng tại các cảng trong bài viết dưới đây.

Thông thường, quy trình nhập hàng tại cảng bao gồm nhiều công đoạn:

• Tiếp nhận lô hàng từ tàu vào cảng.
• Kiểm tra đối chiếu giấy tờ, vận đơn với thực tế hàng hóa.
• Kiểm kê, phân loại và lưu kho tạm thời.
• Thực hiện thủ tục thông quan.
• Bàn giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển nội địa.

Trong những quy trình này, việc kiểm tra và xác nhận thông tin hàng hóa chủ yếu được thực hiện thủ công, dẫn đến:

• Tốn thời gian: Mỗi container, pallet hoặc kiện hàng cần kiểm tra bằng tay, mất nhiều công sức.
• Tỉ lệ sai sót cao: Việc nhập sai mã vận đơn, trọng lượng hoặc loại hàng hóa gây nhầm lẫn, thất lạc.
• Tắc nghẽn cục bộ: Do tốc độ xử lý chậm, nhiều tàu phải chờ lâu ngoài cảng, gây ùn tắc và gia tăng chi phí lưu bãi.
• Khó kiểm soát dòng hàng: Thiếu thông tin theo thời gian thực khiến việc điều phối kho bãi và vận tải nội địa trở nên lúng túng.

Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ mới để cải thiện quy trình nhập hàng là một nhu cầu cấp thiết.

1. Mã hóa toàn bộ thông tin hàng hóa

Ngay từ giai đoạn đóng gói và lập vận đơn, mỗi kiện hàng, container đều được gắn mã vạch chứa các thông tin cần thiết như:

• Mã vận đơn (Bill of Lading).
• Loại hàng hóa.
• Trọng lượng.
• Điểm xuất phát và điểm đến.
• Yêu cầu xử lý đặc biệt (nếu có).

Việc mã hóa giúp số hóa dữ liệu hàng hóa, sẵn sàng cho các khâu kiểm tra và xử lý tự động sau này.

2. Quét mã vạch tại điểm nhập cảng

Khi tàu cập cảng, nhân viên chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch công nghiệp để:

• Xác nhận nhanh lô hàng.
• Đối chiếu tự động với vận đơn điện tử.
• Phân luồng hàng hóa: hàng lưu kho, hàng giao ngay, hàng cần kiểm tra đặc biệt.

Việc quét mã diễn ra trong vài giây, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý mỗi container hay pallet so với kiểm tra thủ công.

3. Đồng bộ hóa dữ liệu với hệ thống quản lý kho vận (WMS)

Thông tin từ máy quét mã vạch được truyền thẳng vào phần mềm quản lý kho vận:

• Cập nhật tức thời số lượng, vị trí lưu kho.
• Theo dõi tình trạng hàng hóa nhập kho – xuất kho theo thời gian thực.
• Lập báo cáo tồn kho tự động cho cơ quan hải quan hoặc đối tác.

4. Hỗ trợ thông quan nhanh chóng

Dữ liệu mã vạch liên kết trực tiếp với hệ thống khai báo hải quan điện tử, giúp:

• Xác nhận hàng hóa đủ điều kiện nhập khẩu nhanh chóng.
• Rút ngắn thời gian làm thủ tục thông quan.
• Giảm thiểu chi phí lưu bãi, tránh ùn tắc tại cảng.

Tăng tốc độ xử lý

• Máy quét mã vạch giúp kiểm tra và xác nhận hàng hóa chỉ trong vài giây, nhanh hơn gấp nhiều lần so với việc kiểm tra, ghi chép thủ công.

Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối

• Thông tin hàng hóa được quét và xử lý tự động, hạn chế tối đa lỗi do con người, đảm bảo độ chính xác cao trong khâu nhập liệu và quản lý dữ liệu.

Giảm chi phí vận hành

• Tiết kiệm nhân lực cho các công đoạn kiểm kê, nhập liệu, lập báo cáo. Đồng thời giảm chi phí lưu kho, lưu bãi nhờ thời gian xử lý nhanh hơn.

Nâng cao khả năng truy vết

• Với mỗi lô hàng được gắn mã vạch, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử di chuyển, xác định vị trí lưu kho, hỗ trợ xử lý sự cố nhanh chóng khi cần.

Tăng tính minh bạch và đáp ứng yêu cầu kiểm tra

• Cơ quan hải quan và khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng hàng hóa thông qua hệ thống dữ liệu số hóa, nâng cao uy tín và độ tin cậy cho doanh nghiệp.

• Kiểm tra container ngay tại cầu cảng: Giúp phân loại và xác nhận nhanh lô hàng theo từng chuyến tàu.
• Quản lý bãi container và kho hàng: Tự động cập nhật tồn kho, định vị nhanh hàng hóa lưu kho.
• Theo dõi lô hàng đặc biệt: Hàng nguy hiểm, hàng cần kiểm tra vệ sinh an toàn được đánh dấu và xử lý theo quy trình riêng nhờ nhận diện mã vạch.
• Tích hợp hệ thống giao nhận nội địa: Liên kết dữ liệu mã vạch với đối tác vận tải nội địa để đồng bộ hóa quy trình giao hàng.

• Độ bền cao: Chịu nước, bụi, va đập, đạt tiêu chuẩn IP65 hoặc IP67.
• Tầm quét xa: Có thể quét từ 1 đến 10 mét để kiểm tra container, pallet lớn.
• Khả năng quét mã đa dạng: Hỗ trợ mã vạch 1D và 2D (QR Code).
• Kết nối mạnh mẽ: Tích hợp Wi-Fi, Bluetooth để đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng.
• Thời lượng pin lớn: Đối với máy quét không dây, đảm bảo hoạt động liên tục ca dài tại cảng.

Trong cuộc đua số hóa logistics, việc cải thiện quy trình nhập hàng tại các cảng là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tăng tốc độ giao thương, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ. Ứng dụng công nghệ quét mã vạch không chỉ mang lại hiệu quả tức thì trong xử lý hàng hóa mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc chuyển đổi số toàn diện trong ngành vận tải và logistics.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để nâng cao quy trình nhập hàng, đầu tư vào hệ thống quét mã vạch thông minh chính là bước khởi đầu vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai!

OPTICON là một trong những thương hiệu hàng đầu về máy quét mã vạch OCR – máy kiểm kho đáng cân nhắc để đầu tư trong thời điểm hiện nay. Với thời gian bảo hành lên đến 2 năm. Tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản. Máy quét mã vạch sản phẩm siêu nhanh và siêu chính xác.