Công nghệ mã vạch ngày càng phát triển mang đến cho con người càng nhiều tiện ích trong cuộc sống. Một trong những thiết bị cải tiến nhất trong công nghệ này là máy kiểm kho kèm màn hình PDA. Không những có chức năng của máy quét barcode mà còn được tích hợp khả năng hoạt động của điện thoại thông minh trong một thiết kế nhỏ gọn, di động. Cùng khám phá 5 lý do nên sử dụng máy quét kiểm kho PDA ngay sau đây!

MÁY KIỂM KHO, MÁY PDA LÀ GÌ?

  • Máy kiểm kho hay máy PDA là thiết bị quét mã vạch cầm tay được trang bị thêm bộ nhớ độc lập để ghi nhận thông tin mã vạch. Hỗ trợ hiệu quả cho người dùng trong công tác quản lý, kiểm kê kho hàng hóa một cách nhanh chóng với độ chính xác cao hơn.
  • Với một số dòng máy PDA có thể được trang bị hệ điều hành cho phép cài đặt các ứng dụng xử lý những thông tin dữ liệu thu được thành các báo cáo, thống kê phục vụ hoạt động kiểm kê kho bãi cho người dùng.
  • Có thể bạn chưa biết, cụm từ PDA trong máy kiểm kho PDA là viết tắt của Personal Digital Assistant. Và thiết bị này còn có tên gọi quốc tế là Mobile Computer.

PHÂN LOẠI MÁY PDA KIỂM KHO

Máy kiểm kho PDA được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm phục vụ các nhu cầu sử dụng khác nhau của người dùng trong nhiều lĩnh vực và môi trường làm việc. Cụ thể gồm:

Phân loại theo kiểu dáng

  • Kiểu điện thoại bàn phím: Hỗ trợ các chức năng quét mã cơ bản.
  • Kiểu điện thoại thông minh (smartphone): có màn hình cảm ứng, hỗ trợ sử dụng như một chiếc điện thoại di động.
  • Kiểu toàn năng (màn hình cảm ứng + bàn phím): Tích hợp cả màn hình và bàn phím cho mọi thao tác kiểm kho nâng cao.
  • Kiểu tay cầm: Thường là những chiếc máy quét kiểm kho PDA cỡ lớn chuẩn công nghiệp. Phần báng súng giúp người dùng cần nắm thiết bị khi vận hành được chắc chắn hơn.
  • Kiểu đeo tay: Nhỏ gọn thuận tiện cho thực hiện hai nghiệp vụ kiểm kho và xếp hàng hóa cùng 1 lúc mà không gây vướng bận.
  • Kiểu gắn/lắp cố định trên xe tải, xe nâng, xe đẩy: Khả năng quét và xử lý thông tin cực mạnh cho việc di động cao ở kho có quy mô khủng.

Phân loại máy kiểm kho PDA theo hiệu suất vận hành

  • Máy kiểm kho PDA tiêu chuẩn: Kích thước nhỏ cho thu thập dữ liệu thuận tiện và dễ dàng bỏ túi, mang theo bên mình sử dụng bất cứ khi nào cần
  • Máy kiểm kho PDA công nghiệp nặng: Xử lý thông tin lớn, cấu trúc máy chắc chắn, bền bỉ, kích thước có phần lớn hơn những dòng máy tiêu chuẩn, thường thu thập được dữ liệu mã vạch ở tầm xa cực hiệu quả.

Phân loại theo khả năng thu thập, xử lý dữ liệu

  • Máy kiểm kho thu thập dữ liệu di động (Terminal): Dòng thiết bị với thiết kế đơn giản cùng chi phí đầu tư thấp, phù hợp cho các kho hàng hóa có quy mô không lớn và lượng hàng hóa không quá phức tạp. Terminal có chức năng chuyên cho việc thu thập dữ liệu từ mã vạch hàng hóa, bộ nhớ đạt ở mức trung bình, không kết nối trực tiếp được cùng hệ thống hoặc cài đặt ứng dụng. Sau khi thu thập dữ liệu hoàn tất, người dùng sẽ xuất file tổng hợp từ thiết bị thông qua kết nối USB hoặc RS232 với máy tính. Ưu điểm giúp thiết bị này được ưa chuộng là giá thành thấp, độ bền cao và khi ứng dụng không cần phải viết app phần mềm riêng cho máy.
  • Máy tính di động (Mobile Computer, Handheld Computer): Thiết bị hoạt động trên nền hệ điều hành Android hoặc Windows với đầy đủ chức năng như một chiếc máy tính thu nhỏ, được trang bị bộ vi xử lý mạnh, bộ nhớ máy lớn. Với loại máy kiểm kho PDA này người dùng có thể sử dụng thiết bị độc lập hoặc viết app phần mềm để cài đặt trên thiết bị và kết nối cùng hệ thống máy chủ trong quá trình vận hành, thu thập dữ liệu kiểm kho. Những chiếc máy tính di động này được sản xuất theo chuẩn công nghiệp với độ bền chắc cao, nhiều kiểu dáng cho người dùng lựa chọn. Được ưa chuộng nhất hiện nay phải kể đến những chiếc máy có thiết kế đẹp mắt, chuyên nghiệp tựa một chiếc smartphone.

5 LÝ DO NÊN SỬ DỤNG MÁY KIỂM KHO PDA

Quản lý chính xác 100% số lượng hàng tồn kho

Với thiết kế không dây, máy kiểm kho PDA cho phép người dùng mang theo bên mình đi đến mọi ngóc ngách trong kho. Thay vì ghi chép vào sổ với tên hàng, số lượng tương ứng kèm theo thì bạn chỉ cần bấm nút trên máy, tia quét đi ngang qua barcode và các thông tin như trên sẽ hiển thị trên màn hình. Điều kiện để thực hiện được là bạn phải nhập dữ liệu đầu vào trên phần mềm quản lý kho của mình với barcode và các thông tin tương ứng bạn muốn hiển thị kèm theo.

Thao tác kiểm kê kho hàng đơn giản nhưng có tính hiệu quả, độ chính xác cao giúp thống kê số lượng hàng tồn kho đúng 100%. Máy móc luôn luôn đem lại độ tin cậy, hiệu quả và tính chính xác cao hơn con người gấp rất nhiều lần. Đây là ưu điểm nổi trội hơn cả so với phương pháp kiểm kê số sách truyền thống.

Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công thực hiện kiểm kê

Như đã nói, phương pháp kiểm kê kho hàng truyền thống phải cần đến sự can thiệp của con người 100%. Từ việc đếm số lượng hàng hóa đến việc ghi chép số liệu, sắp xếp sổ sách, thống kê làm báo cáo,… tất cả đều được thực hiện bởi 1 hoặc nhiều nhân viên kho.

Một nhân viên kiểm kho thực hiện kiểm kê kho hàng nhỏ thì mọi chuyện có thể diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, với kho hàng có quy mô lớn việc kiểm kê một mình sẽ tiêu tốn rất rất nhiều thời gian. Nếu bổ sung thêm nhiều nhân viên kiểm kê thì lại xảy ra tình trạng bất đồng ý kiến cũng như cách làm, thậm chí là gian lận. Máy kiểm kho PDA là cứu tinh trong những trường hợp thế này.

Dù kho hàng của bạn có rộng lớn đi nữa thì cũng chỉ cần 2 – 3 nhân viên kiểm kho hoặc hơn thế nếu diện tích quá khổng lồ. Việc kiểm kê hàng hóa chỉ đơn giản là đi quét từng mã vạch ở mỗi thùng hàng hoặc sản phẩm với máy quét kiểm kho. Tất cả công tác thực hiện theo đúng 1 quy trình.

Dữ liệu sau đó được truyền lên hệ thống máy chủ. Người quản lý cuối cùng sẽ thực hiện thống kê số liệu hàng hóa và thực hiện các báo cáo để đảm bảo tính nhất quán. Nhờ đó mà chi phí nhân công cũng như thời gian kiểm kê kho hàng được tiết kiệm tối đa nhưng vẫn đảm bảo năng suất công việc.