Hướng dẫn sử dụng máy quét passport để kiểm tra thông tin hành khách

Trong thời đại toàn cầu hóa và di chuyển quốc tế ngày càng tăng, việc xác minh danh tính hành khách một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật trở thành yêu cầu bắt buộc tại các sân bay, nhà ga, khách sạn, và trạm kiểm soát biên giới. Đây chính là lúc máy quét passport phát huy vai trò đặc biệt quan trọng trong quy trình kiểm tra thông tin hành khách.

Nếu bạn đang tìm hiểu cách sử dụng thiết bị này hiệu quả trong hệ thống của mình, thì bài viết sau sẽ là hướng dẫn toàn diện giúp bạn hiểu rõ từ nguyên lý hoạt động, quy trình sử dụng, đến những lưu ý bảo trì định kỳ khi vận hành máy quét passport.

Máy quét passport (passport scanner hay passport reader) là một thiết bị chuyên dụng dùng để:

• Quét và phân tích hình ảnh hộ chiếu (passport) hoặc giấy tờ tùy thân
• Trích xuất thông tin từ vùng MRZ (Machine Readable Zone)
• Kiểm tra tính xác thực bằng công nghệ ánh sáng đa phổ (UV, IR, white)
• Đọc chip RFID trên hộ chiếu điện tử (e-passport)
• Thiết bị này thường được tích hợp vào quầy làm thủ tục, kiosk tự động, hoặc cổng kiểm tra xuất nhập cảnh tại sân bay, khách sạn, trung tâm thị thực…

Trước khi đưa máy vào sử dụng, bạn cần thực hiện một số bước cấu hình và kiểm tra sau:

2.1. Kết nối máy với hệ thống máy tính hoặc mạng

• Kết nối qua cổng USB, LAN (Ethernet) hoặc Serial RS232
• Cài đặt driver đi kèm thiết bị (thường là qua đĩa CD hoặc link từ nhà sản xuất)
• Cấu hình phần mềm quét hộ chiếu do nhà cung cấp máy phát triển (ví dụ: ARH DocReader, Thales Gemalto SDK…)

2.2. Kiểm tra phần mềm OCR

• Đảm bảo phần mềm có thể nhận diện được tiếng Việt (nếu cần), ký tự quốc tế
• Thiết lập định dạng xuất dữ liệu: XML, JSON, TXT hoặc tích hợp trực tiếp vào hệ thống check-in

Bước 1: Khởi động máy và phần mềm

• Bật nguồn thiết bị (nếu có công tắc nguồn)
• Khởi chạy phần mềm điều khiển trên máy tính
• Chờ phần mềm kết nối thành công với thiết bị (thường hiển thị trạng thái “Ready”)

Bước 2: Đặt hộ chiếu vào khay quét

• Mở trang chứa ảnh và thông tin cá nhân trong hộ chiếu
• Đặt ngay ngắn vào khay quét, theo chiều mũi tên hoặc hướng dẫn đi kèm máy
• Một số máy hỗ trợ auto-detect và tự động quét ngay khi phát hiện tài liệu

💡 Lưu ý: Tránh gập mép, làm cong hoặc làm rách giấy vì có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc MRZ.

Bước 3: Quét và xử lý thông tin

Máy sẽ thực hiện các bước sau:

• Chụp ảnh hộ chiếu dưới nhiều chế độ ánh sáng (trắng, hồng ngoại, tử ngoại)
• OCR (nhận dạng ký tự) từ vùng MRZ
• So sánh dữ liệu ảnh và chip RFID nếu có (trong hộ chiếu điện tử)
• Hiển thị thông tin hành khách trên màn hình phần mềm:
  • Họ tên, quốc tịch
  • Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn
  • Giới tính, ngày sinh
  • Ảnh chân dung
  • Dữ liệu xác minh bảo mật (chip, ảnh UV…)

Ngoài hộ chiếu, một số máy quét passport hiện đại còn có thể kiểm tra nhiều loại giấy tờ khác như:

• Căn cước công dân (Việt Nam, Châu Âu, Mỹ…)
• Giấy phép lái xe
• Visa nhập cảnh
• Thẻ cư trú tạm thời/dài hạn
• Boarding pass (vé máy bay) dạng giấy hoặc vé điện tử
• CMND cũ hoặc thẻ bảo hiểm có mã vạch

Khả năng này phụ thuộc vào phần mềm OCR, tính năng UV/IR, đầu đọc RFID và API tích hợp đi kèm với máy.

• Vệ sinh bề mặt kính quét định kỳ để đảm bảo hình ảnh không bị mờ
• Không để vật nặng đè lên máy hoặc làm rơi rớt thiết bị
• Luôn sử dụng phần mềm chính hãng để đảm bảo tính bảo mật và cập nhật tính năng mới
• Bảo vệ dữ liệu hành khách bằng cách hạn chế quyền truy cập, sử dụng kết nối SSL khi truyền dữ liệu

Việc sử dụng máy quét passport giúp đơn giản hóa quy trình tiếp nhận và kiểm tra thông tin hành khách, đồng thời mang lại độ chính xác cao, giảm tải cho nhân sự và tăng cường trải nghiệm cho người dùng. Cho dù bạn đang làm việc trong ngành hàng không, khách sạn, ngân hàng hay cơ quan nhà nước, việc đầu tư một máy quét hộ chiếu chất lượng cao sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Hãng OPTICON là một trong những thương hiệu uy tín đáng để chọn lựa và đầu tư trong lĩnh vực quét mã vạch