Microsoft cho phép “khoác áo” Outlook mới theo phong cách Outlook cổ điển để giảm sốc khi chuyển đổi

Microsoft đang triển khai một tùy chọn mới giúp Outlook trên web và New Outlook for Windows trông quen thuộc hơn với người dùng lâu năm của Outlook Classic. Thay đổi này chủ yếu nằm ở phần giao diện: cách sắp xếp bố cục, kiểu chữ, biểu tượng và một số tương tác sẽ được điều chỉnh để gợi lại trải nghiệm cũ. Nói cách khác, đây là một “theme” – tức bộ thiết lập giao diện – giúp phiên bản mới mang dáng dấp của bản cổ điển, thay vì thay đổi nền tảng vận hành bên dưới.

Theo Microsoft, bản cập nhật được thiết kế để hỗ trợ những người đang chuyển từ Outlook Classic sang Outlook mới, bằng cách tạo cảm giác quen tay hơn nhưng vẫn duy trì các khả năng của nền tảng mới. Đây được xem là bước đi mới nhất của hãng trong nỗ lực đưa người dùng rời khỏi Outlook Classic, phiên bản dự kiến sẽ bị loại bỏ dần trong vài năm tới. Hiện tại, New Outlook vẫn ở giai đoạn “opt-in”, nghĩa là người dùng tự nguyện bật dùng thử rồi có thể quay lại bản cũ. Trước đó, Microsoft đã lùi mốc chuyển sang giai đoạn “opt-out” – khi người dùng phải chủ động từ chối nếu không muốn dùng Outlook mới – sang năm 2027.

Điểm quan trọng là lớp giao diện mới này không mang trở lại những tính năng còn thiếu của Outlook Classic. Một ví dụ đáng chú ý là khả năng làm việc ngoại tuyến của New Outlook vẫn bị đánh giá kém hơn bản tiền nhiệm. Microsoft cũng đã cho phép nhập lịch và danh bạ từ tệp .pst trong vài tháng gần đây. Tệp .pst, viết tắt của Outlook Data File, là định dạng lưu trữ dữ liệu quen thuộc của Outlook, thường chứa email, danh bạ, lịch và các mục cá nhân khác. Tuy vậy, hỗ trợ đầy đủ cho loại tệp này vẫn chưa hoàn thiện.

Một trong những khác biệt lớn nhất nằm ở kiến trúc mở rộng ứng dụng. Outlook Classic lâu nay hỗ trợ COM add-ins – các tiện ích bổ sung dựa trên Component Object Model, một công nghệ phần mềm lâu đời của Windows cho phép doanh nghiệp gắn Outlook vào quy trình nội bộ, từ quản lý khách hàng đến phê duyệt tài liệu. Microsoft cho biết kiểu khung tiện ích này sẽ không xuất hiện trong New Outlook. Điều đó đồng nghĩa nhiều doanh nghiệp đang phụ thuộc vào các add-in cũ sẽ không thể chỉ đổi giao diện là xong, mà có thể phải thiết kế lại luồng công việc.

Microsoft cho biết nút chuyển đổi giao diện sẽ xuất hiện trong phần cài đặt hiển thị. Đợt phát hành có chọn lọc, hay còn gọi là targeted release – hình thức tung tính năng trước cho một nhóm người dùng nhất định để kiểm tra phản hồi – dự kiến hoàn tất vào cuối tháng 9. Sau đó, hãng sẽ mở rộng ra toàn cầu theo mô hình general availability, tức phát hành rộng rãi chính thức, trong giai đoạn từ cuối tháng 9 đến hết tháng 10.

Dù Microsoft đang cố làm cho Outlook mới bớt xa lạ, hướng đi dài hạn không thay đổi: người dùng cuối cùng sẽ phải chuyển sang nền tảng mới. Trong tương lai sẽ có giai đoạn “cutover”, tức thời điểm chuyển đổi bắt buộc, khi người dùng không còn khả năng quay lại Outlook Classic. Tuy nhiên, Microsoft hứa sẽ thông báo trước ít nhất 12 tháng để đội ngũ quản trị viên CNTT chuẩn bị. Hãng cũng cho biết hỗ trợ Outlook Classic theo cả mô hình giấy phép vĩnh viễn lẫn thuê bao sẽ tiếp tục ít nhất đến năm 2029.

Với động thái này, Microsoft rõ ràng muốn giảm bớt sự khó chịu khi người dùng đứng trước hai phiên bản Outlook khác biệt về trải nghiệm. Tuy nhiên, việc làm cho New Outlook “trông giống” Outlook Classic chỉ giải quyết phần bề mặt. Những vấn đề cốt lõi như hỗ trợ ngoại tuyến, tương thích với quy trình doanh nghiệp và khoảng cách tính năng so với bản cũ vẫn là rào cản lớn. Nói ngắn gọn, Microsoft đang cung cấp một chiếc cầu nối về mặt thị giác, nhưng hành trình chuyển đổi thực sự của người dùng và doanh nghiệp vẫn còn khá dài.