Dữ liệu nằm rải rác khắp nơi: bài toán file doanh nghiệp đang âm thầm đội chi phí và rủi ro

The Register vừa công bố sẽ tổ chức một bữa tối kín tại khu Soho, London vào ngày 20/10, quy tụ các lãnh đạo cấp cao phụ trách công nghệ, hạ tầng và dữ liệu để bàn về một vấn đề rất quen thuộc nhưng thường bị né tránh: dữ liệu file phi cấu trúc đang tăng liên tục, trong khi cách doanh nghiệp truy cập và quản lý chúng vẫn dựa vào những công nghệ cũ. Dữ liệu phi cấu trúc, tức các tệp như tài liệu, video, hình ảnh, bản thiết kế hay file dự án không nằm gọn trong các bảng cơ sở dữ liệu truyền thống, hiện là loại dữ liệu chiếm phần lớn trong nhiều tổ chức. Khi khối lượng này phình to, chi phí lưu trữ, vận hành và kiểm soát cũng tăng theo.

Theo nội dung sự kiện, nhiều tổ chức vẫn đang vận hành trên nền NAS, viết tắt của Network Attached Storage, tức thiết bị lưu trữ nối mạng cho phép nhiều người cùng truy cập file nội bộ. NAS không hẳn lỗi thời, nhưng trong bối cảnh đội ngũ làm việc phân tán, nó thường phải đi kèm VPN, hay mạng riêng ảo, để nhân viên từ xa kết nối vào hệ thống công ty. Kết quả là một quy trình quen thuộc nhưng kém hiệu quả: tải file về, đồng bộ lại, tạo thêm bản sao, rồi mất thời gian xác định đâu mới là phiên bản mới nhất. Vấn đề này hiếm khi gây sập hệ thống ngay lập tức, nhưng nó tạo ra ‘chi phí ẩn’ dưới dạng lưu trữ trùng lặp, thời gian chờ đợi và khoảng trống trong quản trị.

Điểm đáng chú ý trong thông điệp của sự kiện là cuộc thảo luận không xoay quanh sơ đồ kiến trúc hệ thống theo kiểu lý thuyết, mà tập trung vào trải nghiệm thực tế của doanh nghiệp sau khi mô hình làm việc không còn bó buộc trong một tòa nhà. Khi các nhóm phân tán theo địa điểm, nhiều giải pháp tình thế đã xuất hiện và tồn tại rất lâu: công cụ đồng bộ riêng lẻ, quy trình thủ công, hoặc các dịch vụ phát sinh mà không ai thực sự muốn duy trì mãi. Chính những ‘miếng vá’ này thường khiến doanh nghiệp khó loại bỏ hệ thống cũ, ngay cả khi họ biết nó không còn phù hợp.

Một thông điệp khác được nhấn mạnh là doanh nghiệp không nhất thiết phải ‘rip and replace’ – thuật ngữ chỉ việc loại bỏ toàn bộ hệ thống cũ để thay bằng nền tảng mới. Thay vào đó, hướng tiếp cận thực tế hơn là hiện đại hóa dựa trên những khoản đầu tư lưu trữ và quản trị đã có sẵn. Đây là điểm quan trọng, bởi trong thế giới CNTT doanh nghiệp, các hệ thống lưu trữ, chính sách quản trị và quy trình tuân thủ thường gắn chặt với nhau. Quản trị dữ liệu, hay data governance, là tập hợp các quy tắc và cơ chế kiểm soát nhằm đảm bảo dữ liệu được lưu trữ, truy cập và sử dụng đúng cách. Nếu bỏ qua lớp này, mọi kế hoạch nâng cấp hạ tầng rất dễ trở nên phi thực tế hoặc quá tốn kém.

Theo ban tổ chức, các chủ đề chính trên bàn thảo luận sẽ bao gồm cách doanh nghiệp xử lý sự tăng trưởng của dữ liệu phi cấu trúc, làm sao hỗ trợ đội ngũ phân tán mà không phải trả tiền lưu trữ cùng một file tới ba lần, quản lý đồng bộ và kiểm soát phiên bản ra sao, và liệu toàn bộ quy trình đó có đủ vững khi xảy ra sự cố an ninh mạng hay không. Kiểm soát phiên bản là khả năng theo dõi các thay đổi của một tệp theo thời gian để biết ai sửa gì, khi nào và bản nào là bản đúng. Trong môi trường cộng tác hiện đại, đây không còn là tính năng ‘nên có’ mà đã trở thành yếu tố cốt lõi để tránh sai sót vận hành.

Sự kiện có sự tham gia của Rupert Watson, Phó chủ tịch phụ trách chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường tại khu vực EMEA của LucidLink. EMEA là viết tắt của Europe, Middle East and Africa, tức khu vực châu Âu, Trung Đông và châu Phi. LucidLink là công ty hoạt động trong mảng truy cập file và cộng tác dữ liệu phân tán, một lĩnh vực ngày càng được chú ý khi doanh nghiệp muốn làm việc với dữ liệu lớn mà không phải liên tục sao chép file giữa nhiều địa điểm. Điều phối phiên thảo luận là Joe Fay của The Register.

Điểm đặc biệt của buổi gặp là nó diễn ra theo Chatham House Rule, một nguyên tắc thảo luận cho phép người tham dự sử dụng thông tin thu được sau cuộc họp nhưng không được tiết lộ danh tính hay cơ quan của người phát biểu. Cách tổ chức này thường được dùng trong các cuộc trao đổi nhạy cảm, nơi người tham gia cần không gian đủ an toàn để nói thật về những gì đang trục trặc trong hệ thống của họ. Theo The Register, đây cũng là lý do những cuộc trò chuyện kiểu này hiệu quả hơn webinar ghi hình, nơi người tham gia thường né tránh các vấn đề thực tế nhất.

Dù chỉ là một sự kiện quy mô nhỏ, nội dung của buổi tối này phản ánh khá rõ trạng thái hiện nay của hạ tầng dữ liệu doanh nghiệp: không sụp đổ, nhưng ngày càng kém phù hợp với cách làm việc hiện đại. Khi dữ liệu tiếp tục tăng, đội ngũ tiếp tục phân tán và áp lực an ninh, tuân thủ ngày càng lớn, các doanh nghiệp sẽ buộc phải xem lại cách họ lưu trữ, chia sẻ và kiểm soát file. Câu hỏi không còn là có thay đổi hay không, mà là thay đổi theo cách nào để không phá vỡ những gì đang vận hành, đồng thời giảm được chi phí ẩn và rủi ro tích tụ suốt nhiều năm.