Hồ sơ tòa án hé lộ gói thầu SaaS Oracle của chính phủ Anh: Capita thắng với giá thấp hơn 42% so với mức dự toán nội bộ

Một hồ sơ mới nộp lên tòa án tại Anh cho thấy Bộ Lao động và Hưu trí Anh (DWP) đã chấp nhận đề nghị từ Capita để vận hành hệ thống nhân sự và tài chính mới dựa trên Oracle với tổng giá trị 370 triệu bảng trong 10 năm, thấp hơn tới 272 triệu bảng so với mô hình chi phí nội bộ của chính cơ quan này. Mô hình đó, được gọi là “Should Cost Model”, là công cụ ước tính chi phí chuẩn thường dùng trong các dự án thuê ngoài phức tạp để xác định một mức giá hợp lý, đồng thời giảm nguy cơ cơ quan mua sắm bị hấp dẫn bởi các hồ sơ bỏ giá quá thấp.

Vụ việc đang trở thành tâm điểm của một cuộc chiến pháp lý giữa Capita và đối thủ Sopra Steria. Theo đơn kiện, Sopra Steria cho rằng giá chào của Capita là “abnormally low”, tức thấp bất thường so với quy mô công việc, và có thể được xây dựng trên giả định nhân sự thấp hơn đáng kể so với mức đang vận hành thực tế. Đây là điểm nhạy cảm trong các hợp đồng công nghệ công, nơi chi phí nhân lực, vận hành và chuyển đổi hệ thống thường chiếm tỷ trọng lớn, đặc biệt với các nền tảng dùng chung cho nhiều bộ ngành.

Bối cảnh của hợp đồng này là chương trình hiện đại hóa dịch vụ dùng chung của chính phủ Anh. Trước đó, Sopra Steria thông qua công ty con SSCL đã vận hành dịch vụ back-office, tức các nghiệp vụ hậu cần nội bộ như nhân sự, tài chính và hành chính, cho DWP cùng một số cơ quan khác từ năm 2013 trên nền Oracle eBusiness Suite 12.2.6. Đây là bộ phần mềm quản trị doanh nghiệp triển khai theo mô hình truyền thống. Đến năm 2024, DWP dẫn dắt quá trình mua sắm một hệ thống mới dựa trên Oracle SaaS. SaaS, viết tắt của Software as a Service, là mô hình phần mềm cung cấp qua đám mây, nơi khách hàng sử dụng dịch vụ trực tuyến thay vì tự cài đặt và duy trì toàn bộ hạ tầng tại chỗ. Gói triển khai hệ thống mới này đã được trao cho IBM và Oracle với giá 711 triệu bảng.

Hợp đồng 370 triệu bảng mà Capita giành được không phải để xây dựng nền tảng phần mềm cốt lõi, mà là để vận hành Business Process Services, hay BPS. Có thể hiểu BPS là dịch vụ xử lý các quy trình nghiệp vụ hàng ngày như bảng lương, quản lý hồ sơ nhân sự, thanh toán và các tác vụ tài chính hành chính cho một nhóm cơ quan nhà nước. Nhóm này được gọi là cụm Synergy, bao gồm bốn bộ ngành tại Whitehall, trung tâm hành chính của chính phủ Anh. Đây là một phần trong chiến lược shared services, tức chia sẻ dịch vụ dùng chung giữa các cơ quan để tránh đầu tư trùng lặp và nâng hiệu quả vận hành.

Điểm đáng chú ý nhất trong phản hồi mới của Sopra Steria là việc hãng này đưa ra bằng chứng từ chính “Should Cost Model” mà DWP xây dựng trong quá trình đấu thầu theo hướng dẫn của Cabinet Office, cơ quan điều phối hành chính trung ương của chính phủ Anh. Tài liệu này định giá hợp đồng ở mức 642 triệu bảng. Nếu so với con số đó, đề nghị của Capita thấp hơn khoảng 42%. Sopra Steria khẳng định mức giá của họ thấp hơn mô hình chuẩn này, do đó không thể bị coi là “quá cao” như lập luận trước đó từ phía DWP. Chi tiết giá chào của Sopra Steria hiện vẫn bị bôi đen trong hồ sơ công khai.

Theo hướng dẫn mua sắm của Cabinet Office, các dự án thuê ngoài phức tạp phải xây dựng “Should Cost Model Estimate” trong giai đoạn đánh giá phương án triển khai. Bộ tài liệu Sourcing Playbook, vốn là cẩm nang mua sắm chiến lược của chính phủ Anh, nêu rõ mô hình này giúp chứng minh hiệu quả sử dụng ngân sách, hỗ trợ thiết kế cơ chế thanh toán và bảo vệ khu vực công trước hiện tượng “low-cost bid bias” — tức xu hướng thiên vị các hồ sơ có giá rất thấp nhưng tiềm ẩn rủi ro thực thi. Cẩm nang cũng nói rằng nếu một hồ sơ thấp hơn hơn 10% so với mức trung bình các hồ sơ khác hoặc thấp hơn “Should Cost Model”, hồ sơ đó nên được chuyển lên Government Commercial Function để xem xét thêm. Đây là bộ máy chuyên trách về năng lực thương mại và mua sắm của chính phủ.

Khi được hỏi liệu hồ sơ của Capita có được chuyển để rà soát theo cơ chế trên hay không, DWP không đưa ra câu trả lời trực tiếp. Cơ quan này cho biết không phù hợp để bình luận thêm vì quy trình mua sắm hiện là đối tượng của một vụ kiện đang tiếp diễn. Trước đó, DWP từng nhấn mạnh rằng họ đã ký hợp đồng với Capita để cung cấp dịch vụ quy trình nghiệp vụ và ưu tiên của họ là bảo đảm quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, duy trì liên tục dịch vụ và mang lại giá trị tốt cho tiền thuế của người dân.

Ngoài câu chuyện giá thầu, DWP còn cáo buộc Sopra Steria vi phạm “Ethical Wall Agreement” khi sử dụng một tài liệu mà bộ này nói đã gửi nhầm. Trong môi trường đấu thầu và tư vấn, “ethical wall” là cơ chế tách biệt thông tin nội bộ giữa các nhóm hoặc tổ chức để tránh xung đột lợi ích và ngăn dữ liệu nhạy cảm bị dùng sai mục đích. Tuy nhiên, phía Sopra Steria bác bỏ cáo buộc này, khẳng định họ không bị DWP loại khỏi quy trình mua sắm và không chấp nhận rằng đã có bất kỳ vi phạm nào đối với thỏa thuận đó.

Vụ việc càng thu hút chú ý vì Capita gần đây từng bị chất vấn tại quốc hội Anh về hiệu suất trong dự án liên quan đến hệ thống hưu trí công chức. Nhiều người dùng cổng thông tin hưu trí ra mắt năm ngoái đã phàn nàn về lỗi đăng nhập, liên kết hỏng và giao diện còn dang dở. Các nghị sĩ sau đó được biết hệ thống đã đi vào hoạt động khi chưa có đầy đủ chức năng và gặp khó trong việc xử lý khối lượng cũng như độ phức tạp của các hồ sơ được chuyển từ nhà quản trị trước đó. Tại một phiên điều trần, đại diện cấp cao của DWP phụ trách chương trình Synergy cho rằng hợp đồng shared services lần này là một kịch bản rất khác so với dự án hưu trí.

Ở quy mô rộng hơn, tranh chấp giữa DWP, Capita và Sopra Steria phản ánh bài toán quen thuộc trong các dự án chuyển đổi số khu vực công: làm sao cân bằng giữa tiết kiệm ngân sách, hiện đại hóa nền tảng công nghệ và bảo đảm năng lực triển khai thực tế. Với Oracle SaaS ở trung tâm, cùng các lớp dịch vụ BPS bao phủ nhiều bộ ngành, dự án Synergy không chỉ là một hợp đồng CNTT đơn lẻ mà còn là phép thử cho tham vọng gom các quy trình hành chính lên một nền tảng dùng chung. Nếu thành công, chính phủ Anh kỳ vọng chiến lược này có thể mang lại khoảng 4 tỷ bảng lợi ích. Nhưng trước mắt, những câu hỏi về mức giá quá thấp và rủi ro thực thi có thể sẽ tiếp tục được mổ xẻ tại tòa án.