Microsoft lùi hạn xóa Whiteboard cũ đến tháng 10/2026, thêm thời gian cho doanh nghiệp chuyển sang OneDrive

Microsoft vừa nới thêm thời gian cho các khách hàng doanh nghiệp vẫn còn sử dụng hệ thống Whiteboard cũ, một nền tảng bảng trắng cộng tác trực tuyến từng gắn với hạ tầng lưu trữ Azure. Theo mốc mới, dữ liệu Whiteboard cũ sẽ bị xóa vĩnh viễn vào ngày 16/10/2026, thay vì lịch trước đó sớm hơn nhiều tuần. Đây là động thái giúp các tổ chức có thêm thời gian chuyển dữ liệu sang OneDrive, dịch vụ lưu trữ đám mây quen thuộc trong hệ sinh thái Microsoft 365.

Microsoft cho biết công cụ hỗ trợ di chuyển dành cho các “legacy enterprise whiteboards” sẽ ngừng hoạt động từ ngày 25/9/2026. Từ “legacy” ở đây dùng để chỉ các hệ thống cũ, vẫn hoạt động nhưng không còn là hướng phát triển chính. Trong khi đó, ứng dụng Microsoft Whiteboard bản độc lập sẽ bị khai tử vào ngày 30/11/2026. Trước đó, các mốc cũ lần lượt là 22/8 cho công cụ di chuyển, 5/9 cho xóa dữ liệu vĩnh viễn và 14/9 cho việc ngừng ứng dụng, nên lần điều chỉnh này được xem là một khoảng thở đáng kể cho khách hàng chậm chuyển đổi.

Điểm quan trọng là Microsoft không xóa bỏ hoàn toàn Whiteboard như một sản phẩm. Thay đổi lần này chủ yếu liên quan đến nơi lưu trữ tệp. Từ năm 2022, các tệp Whiteboard mới của khách hàng thương mại đã được lưu trên OneDrive thay vì Azure. Azure là nền tảng điện toán đám mây quy mô lớn của Microsoft, thường dùng cho hạ tầng doanh nghiệp; còn OneDrive là dịch vụ lưu trữ tệp hướng đến trải nghiệm người dùng và cộng tác trong Microsoft 365. Những bảng trắng cũ vẫn nằm trên Azure cần được chuyển sang OneDrive nếu không muốn bị xóa sau hạn chót.

Microsoft cho biết việc di chuyển có thể diễn ra tự động khi người dùng mở một bảng trắng bằng Whiteboard trên web, Teams desktop, Teams web hoặc ứng dụng Whiteboard trên Windows, ít nhất đến ngày 22/9/2026. Teams ở đây là nền tảng họp và cộng tác của Microsoft, thường được doanh nghiệp dùng cho trao đổi nội bộ. Tuy nhiên, nếu bảng trắng không được mở và không kích hoạt quá trình chuyển đổi, dữ liệu đó vẫn có nguy cơ bị xóa vào ngày 16/10/2026.

Một trong những vấn đề phức tạp nhất là chỉ chủ sở hữu của Azure Whiteboards mới có thể kích hoạt việc di chuyển. Điều này có thể trở thành cơn đau đầu cho bộ phận CNTT nếu chủ sở hữu đang nghỉ phép, đã rời công ty hoặc tài khoản không còn hoạt động. Khi đó, quản trị viên có thể phải chuyển quyền sở hữu sang người dùng còn hiệu lực. Microsoft trước đây cũng hứa cung cấp các PowerShell cmdlets để hỗ trợ quy trình này. PowerShell là công cụ dòng lệnh và tự động hóa tác vụ của Microsoft; còn “cmdlet” là các lệnh nhỏ chuyên dụng, thường được quản trị viên dùng để xử lý hàng loạt tác vụ hệ thống nhanh hơn giao diện thông thường.

Theo Microsoft, việc chuyển các tệp Whiteboard sang OneDrive sẽ cải thiện bảo mật, khả năng truy cập, lịch sử chỉnh sửa, eDiscovery và khả năng tương thích với các tính năng Whiteboard hiện tại cũng như tương lai. “Revision history”, hay lịch sử phiên bản, cho phép người dùng xem lại và khôi phục các thay đổi trước đó. “eDiscovery” là tính năng phục vụ tìm kiếm, thu thập và lưu giữ dữ liệu điện tử cho mục đích pháp lý hoặc tuân thủ quy định, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp lớn. Nói cách khác, OneDrive không chỉ là nơi lưu file, mà còn là lớp hạ tầng giúp Whiteboard hòa nhập sâu hơn vào bộ công cụ quản trị và cộng tác của Microsoft 365.

Microsoft Whiteboard được phát hành rộng rãi từ năm 2018 và từng là công cụ cộng tác khá hữu ích cho người dùng Microsoft 365, thậm chí có thể dùng độc lập với tài khoản Microsoft. Sản phẩm này phản ánh rõ giai đoạn Microsoft đặt nhiều kỳ vọng vào trải nghiệm cảm ứng, bút số và màn hình tương tác. Nhưng trong bối cảnh hiện nay, khi các hãng công nghệ đều dồn sức cho trợ lý AI và giao diện hội thoại thông minh, Whiteboard bản cũ ngày càng trở thành một di sản cần được dọn dẹp hơn là một nền tảng chiến lược.

Microsoft không giải thích chính thức lý do dời các mốc quan trọng, nhưng việc thông báo khá muộn cho thấy hãng có thể đã gặp trục trặc kỹ thuật hoặc đơn giản là vẫn còn nhiều khách hàng doanh nghiệp chưa hoàn tất quá trình chuyển đổi. Dù nguyên nhân là gì, thông điệp gửi tới người dùng đã rất rõ ràng: Whiteboard vẫn tiếp tục tồn tại, nhưng thời kỳ lưu trữ trên Azure đang đi đến hồi kết. Với các tổ chức còn dữ liệu cũ, vài tuần gia hạn này có thể là cơ hội cuối cùng để tránh mất trắng nội dung cộng tác quan trọng.