Sử dụng máy quét mã vạch theo dõi mẫu thử nghiệm – mẫu nghiên cứu

Trong các lĩnh vực khoa học, y học, công nghệ sinh học, vật liệu và môi trường, việc quản lý mẫu thử nghiệm và mẫu nghiên cứu một cách chính xác, hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của toàn bộ dự án. Khi khối lượng mẫu ngày càng gia tăng và yêu cầu về độ chính xác ngày càng cao, các phương pháp quản lý thủ công dần trở nên lỗi thời. Giải pháp tối ưu hiện nay chính là sử dụng máy quét mã vạch để tự động hóa quá trình theo dõi mẫu, đảm bảo tính chính xác, truy xuất nhanh chóng và tăng cường hiệu quả quản lý.

Hãy cùng khám phá trong bài viết này cách máy quét mã vạch đang thay đổi hoàn toàn cách thức quản lý mẫu thử nghiệm và mẫu nghiên cứu, cùng những lợi ích thực tiễn và các lưu ý quan trọng khi triển khai.

• Khối lượng mẫu lớn: Các dự án nghiên cứu thường xử lý hàng trăm đến hàng chục nghìn mẫu.
• Tính chính xác yêu cầu tuyệt đối: Một sai sót nhỏ trong việc nhận diện mẫu có thể dẫn đến sai lệch kết quả hoặc làm hỏng toàn bộ nghiên cứu.
• Khó khăn trong truy xuất nguồn gốc: Việc tìm lại lịch sử xử lý hoặc vị trí lưu trữ mẫu nếu không có hệ thống theo dõi tự động là rất mất thời gian.
• Rủi ro thất lạc mẫu: Trong các phòng thí nghiệm lớn, việc mẫu bị thất lạc hoặc nhầm lẫn vị trí xảy ra thường xuyên nếu không có hệ thống quản lý chặt chẽ.

Chính vì vậy, máy quét mã vạch trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực giúp khắc phục hoàn toàn những thách thức này.

2.1. Xác định mẫu nhanh chóng và chính xác

Chỉ với một lần quét, thông tin mẫu thử nghiệm/mẫu nghiên cứu được truy xuất ngay lập tức, bao gồm:

• Tên mẫu
• Loại mẫu
• Ngày lấy mẫu
• Nơi lưu trữ
• Quy trình xử lý mẫu
• Trạng thái hiện tại của mẫu (mới lấy, đang xử lý, hoàn thành, lưu trữ…)

Điều này đảm bảo không còn tình trạng nhầm lẫn hoặc thất lạc mẫu.

2.2. Ghi nhận lịch sử xử lý mẫu

Tại mỗi bước của quy trình nghiên cứu (xử lý sơ bộ, thí nghiệm, phân tích, bảo quản, kiểm tra), chỉ cần quét mã vạch để ghi nhận dữ liệu liên quan:

• Người thực hiện
• Thời gian thực hiện
• Thiết bị, phương pháp đã sử dụng
• Kết quả sơ bộ (nếu có)

Toàn bộ lịch sử mẫu được lưu trữ minh bạch và truy vết dễ dàng.

2.3. Tối ưu hóa quá trình kiểm kê mẫu

Trong những đợt kiểm kê định kỳ hoặc khi chuyển kho, việc sử dụng máy quét mã vạch giúp:

• Kiểm kê nhanh số lượng mẫu
• Đối chiếu tình trạng thực tế và dữ liệu hệ thống
• Phát hiện mẫu thất lạc, sai vị trí hoặc hết hạn sử dụng

2.4. Hỗ trợ quản lý lưu trữ mẫu

Trong kho lạnh, tủ đông hoặc phòng lưu trữ mẫu, máy quét mã vạch giúp:

• Xác định nhanh vị trí lưu trữ (kệ, ngăn, hộp…)
• Tránh việc mở kho lạnh lâu gây ảnh hưởng đến chất lượng mẫu
• Tự động cập nhật thay đổi vị trí mẫu nếu có di chuyển

Bước 1: Tạo mã vạch cho từng mẫu

• Mỗi mẫu được gán một mã vạch riêng biệt (có thể là 1D hoặc 2D như QR Code, DataMatrix), mã hóa các thông tin cần thiết.

Bước 2: Ghi nhận thông tin ban đầu

• Khi lấy mẫu, quét mã vạch và nhập dữ liệu ban đầu vào hệ thống quản lý mẫu (LIMS – Laboratory Information Management System).

Bước 3: Theo dõi toàn bộ vòng đời mẫu

Ở mỗi công đoạn xử lý, nhân viên phòng thí nghiệm quét mã vạch mẫu để ghi nhận:

• Quy trình đã thực hiện
• Người phụ trách
• Ngày giờ thao tác
• Ghi chú đặc biệt (nếu cần)

Bước 4: Kiểm kê và lưu trữ

• Quét mã vạch mẫu để kiểm kê định kỳ hoặc khi lưu trữ.
• Cập nhật trạng thái mẫu như: lưu trữ, hủy mẫu, đưa vào phân tích tiếp theo.

• Chọn loại mã vạch phù hợp: Nếu mẫu nhỏ hoặc môi trường lưu trữ khắc nghiệt, nên dùng QR Code hoặc DataMatrix để tối ưu diện tích và độ bền.
• Sử dụng vật liệu tem mã chất lượng cao: Tem chống nước, hóa chất, chịu nhiệt độ thấp.
• Đào tạo nhân viên sử dụng máy quét: Đảm bảo đúng thao tác, tăng hiệu quả vận hành.
• Thiết lập quy trình quét và kiểm tra định kỳ: Đảm bảo dữ liệu đồng nhất, không bị mất thông tin trong quá trình vận hành.

Việc sử dụng máy quét mã vạch để theo dõi mẫu thử nghiệm và mẫu nghiên cứu là bước tiến không thể thiếu trong quản lý phòng thí nghiệm hiện đại. Công nghệ này không chỉ nâng cao độ chính xác, tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành mà còn mở ra khả năng kiểm soát và truy vết toàn diện cho mỗi mẫu vật, giúp nâng cao độ tin cậy và thành công của các dự án nghiên cứu.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp máy quét mã vạch chuyên nghiệp cho quản lý mẫu thí nghiệm hoặc mẫu nghiên cứu, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn lựa chọn thiết bị và hệ thống tối ưu nhất cho nhu cầu của bạn!

Opticon là một thương hiệu toàn cầu chuyên về các giải pháp quét mã vạch và thu thập dữ liệu, được thành lập vào năm 1976. Với hơn 45 năm kinh nghiệm, Opticon đã trở thành một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực sản xuất máy pda,  máy quét mã vạch công nghiệp và thương mại .​

Với bề dày lịch sử và cam kết đổi mới, Opticon đã và đang cung cấp các giải pháp quét mã vạch chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các ngành công nghiệp hiện đại. Sự đa dạng trong sản phẩm và ứng dụng giúp Opticon trở thành lựa chọn tin cậy cho doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tất cả các dòng máy của hãng Opticon đều tương thích tốt với máy tính để bàn, máy tính mini pc, laptop và smartphone