Các sự kiện được tổ chức với quy mô lớn như hội chợ, triển lãm, họp báo, giới thiệu sản phẩm mới, ra mắt phim, hội nghị, lễ kỷ niệm… thì việc chuyên nghiệp hóa khâu tổ chức càng trở nên quan trọng. Khách mời đến đây hầu hết đều bị trì hoãn ở khâu check-in vào cổng do những giải pháp check-in truyền thống chưa hiệu quả. Vậy ứng dụng mã vạch QR Code đã thực sự giúp gì trong việc tổ chức sự kiện hiệu quả hơn?

Check-in bằng QR code trong bán vé sự kiện là gì?

Nhằm mục đích kiểm soát số lượng cũng như thông tin khách mời tham dự bất cứ sự kiện, Ban tổ chức đều phải thực hiện check-in và check-out. Bàn check-in thường được đặt tại cổng vào sự kiện và cũng là bàn đón tiếp khách mời. Việc check-in vừa giúp ban tổ chức nắm tình hình khách tham gia tốt nhất vừa là thể hiện ấn tượng đầu tiền khi khách mời đến dự sự kiện.

Mã vạch QR Code ra đời giúp cho việc check-in trở nên cực kỳ dễ dàng và hiệu quả. Mỗi thông tin khách mời đều đã được mã hóa thành một mã QR code. Khi họ đến chỉ cần xuất trình vé mời có chứa QR code, nhân viên dùng một thiết bị chuyên dụng để quét mã là có thể kiểm tra được thông tin một cách nhanh chóng.

Lợi ích khi sử dụng giải pháp mã vạch vào tổ chức sự kiện

  • Tiết kiệm thời gian

Máy quét mã vạch đọc được QR code chỉ cần thao tác trong vòng chưa đến 1 giây. Sau khi mua vé hoặc đăng ký tham gia sự kiện với đầy đủ thông tin yêu cầu, bạn sẽ nhận được vé sự kiện có mã Barcode hoặc QR code riêng. Khi check-in, chỉ cần dùng máy quét quét qua mã vạch là thông tin của bạn sẽ hiển thị trên màn hình máy tình, từ đó đối chiếu được thông tin đăng ký của bạn.

  • Lưu trữ, cập nhật thông tin

Bên cạnh đó, thông tin đăng ký khách hàng sau khi quét sẽ được lưu trữ và cập nhật trên hệ thống của đơn vị tổ chức, nhờ đó có thể xuất và báo cáo bất cứ khi nào bạn cần, và cho ra kết quả báo cáo chính xác phân loại theo từng khách hàng của từng sự kiện trên cùng một hệ thống.

  • Hạn chế các sai sót không đáng có

Nhờ việc lưu trữ thông tin trên hệ thống, khách mời nếu có vô tình làm mất vé mời thì thông tin của họ vẫn còn trên hệ thống.

  • Tiết kiệm chi phí in vé mời offline

Đối với các sự kiện được đăng ký trước bằng hình thức online, ban tổ chức còn có thể áp dụng hình thức quét mã online bằng cách gửi vé mời qua email thay vì in vé để phát. Khi họ đến thì chỉ cần xuất trình mã QR Code trên điện thoại để nhân viên quét là được.

Quy trình kiểm soát vé check-in bằng mã vạch

Bước 1 : Khách mời  đăng ký sự kiện và thanh toán. Có thể bằng hình thức online hoặc offline

Bước 2 : Nhập thông tin khách mời vào hệ thống bằng file excel. Mã hóa thông tin cá nhân thành mã QR Code và gửi mail hàng loạt. Nếu ịn vé offline thì không cần nhập thông tin, trên mỗi vé có sẵn QR code từ trước và được quản lý bằng hệ thống.

Bước 3 : Kiểm tra vé bằng cách: đặt máy quét mã vạch trước mã vé, mọi thông tin của khách hàng sẽ tự động hiện ra chỉ trong vài giây.

Bước 4: Phân loại, báo cáo danh sách khách bất cứ khi nào bạn muốn => Báo cáo tổng kết sau sự kiện.

(Máy quét mã QR code check-in sự kiện M10)

Thiết bị dùng trong check-in sự kiện áp dụng mã QR code

  • Phần mềm check-in sự kiện: Đây là nơi chứa dữ liệu khách mời và xử lý thông tin check in. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng Excel, Google Sheet để thay thế.
  • Máy quét mã vạch 2D: đọc được mã vạch QR code trên hầu hết các loại giấy in, đọc được trên màn hình điện thoại, thiết bị điện tử…
  • Máy in mã vạch: Trang bị máy in mã vạch cho sự kiện chỉ khi ban tổ chức thực hiện hoạt động in mã vạch dán cho từng khách mời khi tham gia để thuận tiện cho các chương trình trong sự kiện như bốc thăm, quay số trúng thưởng,… 
  • Máy tính – Màn hình hiển thị: Nơi xuất hiện thông tin khách hàng, để nhân viên có thể đối chiếu với thông tin đăng ký.