Văn phòng xanh bắt đầu từ những quyết định công nghệ hằng ngày

Một thiết bị họp trực tuyến khó sửa, một hệ thống tiêu thụ điện liên tục hay một đợt thay máy quá sớm đều có thể làm tăng tác động môi trường của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng văn phòng xanh không chỉ là câu chuyện về tòa nhà tiết kiệm năng lượng, mà còn bắt đầu từ cách mua, sử dụng và xử lý từng thiết bị công nghệ.

Theo nghiên cứu của Deloitte được dẫn trong bài viết nguồn, phát triển bền vững nằm trong ba ưu tiên hàng đầu của nhiều lãnh đạo cấp cao, bên cạnh công nghệ và ứng dụng trí tuệ nhân tạo. Công nghệ đồng thời được xem là công cụ quan trọng để hiện thực hóa các mục tiêu này.

Khảo sát 500 lãnh đạo công nghệ tại Mỹ do Barco ClickShare thực hiện cho thấy 96% đánh giá hoạt động bền vững của bộ phận mình tạo ra đóng góp tích cực đáng kể; 98% cho rằng bộ phận công nghệ thông tin nên đi đầu. Những số liệu này được công bố trong nội dung do Barco tài trợ, vì vậy cần được hiểu trong phạm vi khảo sát của doanh nghiệp.

Dù giữ vai trò trung tâm, bộ phận công nghệ thông tin hiếm khi có toàn quyền quyết định đầu tư. Theo khảo sát của Barco ClickShare, chỉ 6% bộ phận này là bên duy nhất quyết định việc mua sắm công nghệ, bao gồm hệ thống phòng họp.

Điều đó khiến sự phối hợp giữa công nghệ, mua sắm, tài chính, quản lý cơ sở vật chất và đội ngũ phụ trách bền vững trở nên thiết yếu. Các bên cần thống nhất từ đầu về bảo mật, chi phí, mức tiêu thụ điện, độ bền và phương án xử lý thiết bị sau sử dụng.

Yannic Laleeuwe, phụ trách tiếp thị giải pháp cộng tác tại nơi làm việc của Barco ClickShare, cho rằng những lựa chọn thường nhật trực tiếp định hình dấu chân môi trường của tổ chức, tức tổng tác động mà hoạt động của tổ chức gây ra đối với môi trường.

Thiết bị rẻ nhưng nhanh lỗi thời hoặc không tương thích với hệ thống hiện có có thể buộc doanh nghiệp thay mới sớm. Hệ quả không chỉ là rác thải điện tử, mà còn là lượng phát thải phát sinh từ khai thác nguyên liệu, sản xuất và vận chuyển sản phẩm thay thế.

Một cách tiếp cận đầy đủ hơn là đánh giá vòng đời sản phẩm, từ thiết kế, sản xuất, sử dụng đến thu hồi cuối vòng đời. Thiết kế mô-đun, nghĩa là có thể tháo và thay từng bộ phận thay vì bỏ cả thiết bị, là một yếu tố đáng cân nhắc.

Người mua cũng nên kiểm tra các chứng nhận như TCO Certified, bộ tiêu chí bền vững dành cho sản phẩm công nghệ thông tin, hoặc Energy Star, nhãn chứng nhận hiệu quả năng lượng. Tuy nhiên, chứng nhận và tuyên bố trung hòa carbon cần đi kèm thông tin rõ ràng về phạm vi đánh giá, phương pháp xác minh và những công đoạn được tính đến, thay vì chỉ xuất hiện như một biểu tượng quảng bá.

Khoảng cách giữa cam kết và thực hành thể hiện rõ ở khả năng sửa chữa. Trong khảo sát của Barco ClickShare, chỉ 42% lãnh đạo công nghệ cho biết họ lựa chọn thiết bị có thể được nhà sản xuất sửa chữa để kéo dài thời gian sử dụng. Chỉ 16% xem khả năng sửa chữa là ưu tiên hàng đầu; tỷ lệ ưu tiên tái chế còn thấp hơn, ở mức 11%.

Đây là những yếu tố dễ bị bỏ qua khi ký hợp đồng nhưng lại quyết định số phận của thiết bị nhiều năm sau. Doanh nghiệp cần hỏi trước về linh kiện thay thế, dịch vụ sửa chữa và chương trình thu hồi của nhà cung cấp.

Đưa các yêu cầu đó vào quy trình thường xuyên giúp biến mục tiêu ESG — môi trường, xã hội và quản trị — thành hành động cụ thể, thay vì dừng ở báo cáo.

Khi nhân viên luân phiên làm việc tại văn phòng, ở nhà và tại các không gian linh hoạt, thiết bị cũng phân tán theo. Khoảng 95% người tham gia khảo sát cho rằng thay đổi này ảnh hưởng đến nỗ lực bền vững của tổ chức và khiến việc triển khai phức tạp hơn.

Có 48% nêu khó khăn trong quản lý, tái chế rác thải điện tử ở các địa điểm từ xa; 46% cho rằng việc dùng thiết bị cá nhân khiến yêu cầu về hiệu quả năng lượng khó được bảo đảm.

Ở chiều tích cực, 63% ghi nhận việc tăng sử dụng các dịch vụ đám mây tiết kiệm năng lượng hơn so với hệ thống đặt tại cơ sở doanh nghiệp. Tuy vậy, đám mây — hình thức sử dụng tài nguyên điện toán qua mạng — không mặc nhiên là lựa chọn xanh nhất. Cần xem xét cả mức sử dụng thực tế, điện năng, tuổi thọ thiết bị và khả năng thu hồi khi hết nhu cầu.

Thay vì để mỗi phòng ban tự mua một kiểu thiết bị họp, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa theo một bộ tiêu chí chung. Cách làm này giảm số loại thiết bị, linh kiện dự phòng và quy trình hỗ trợ mà đội ngũ công nghệ phải quản lý, đồng thời thuận lợi hơn cho cập nhật, quản trị từ xa và lập kế hoạch thay thế.

Chuẩn hóa còn tạo điều kiện đo lường tác động môi trường nhất quán. Tuy nhiên, mức tiết kiệm thực tế phụ thuộc vào quy mô hệ thống, tần suất sử dụng, chu kỳ thay mới và quy trình tái chế. Vì vậy, không nên đồng nhất việc dùng chung một nền tảng với việc chắc chắn giảm được một lượng phát thải cụ thể.

Dự án cải tạo tòa nhà Marie-Elisabeth Belpaire tại Brussels, Bỉ, cho thấy công nghệ có thể được đặt trong một chiến lược bền vững tổng thể. Theo bài viết nguồn, công trình sử dụng 68% vật liệu được thu hồi, tái sử dụng hoặc tái chế từ địa điểm ban đầu.

Tòa nhà kết hợp pin mặt trời với hệ thống lưu trữ nhiệt, tức thu và giữ năng lượng nhiệt để sử dụng sau. Mạng không dây hiệu suất cao được giới thiệu là giúp tiết kiệm lượng điện hằng năm tương đương mức sử dụng của 550 hộ gia đình.

Chính quyền cũng triển khai hơn 1.000 thiết bị hội nghị và cộng tác không dây ClickShare tại hơn 1.000 không gian họp, nhằm giảm điện năng và dấu chân carbon của hạ tầng phòng họp. Đây là mục tiêu triển khai được nêu trong nguồn, không phải số liệu chứng minh mức giảm phát thải đã đạt được.

Bài học rộng hơn là phòng họp bền vững cần được thiết kế đồng thời về công nghệ, trải nghiệm sử dụng và quản lý vòng đời. Hiệu quả không nằm ở một nhãn “xanh” riêng lẻ, mà ở chuỗi quyết định nhất quán từ lúc mua đến khi thu hồi thiết bị.