Anh loại bỏ cơ sở dữ liệu tị nạn 25 năm tuổi, nhưng bài toán bảng tính rời rạc vẫn chưa biến mất

Bộ Nội vụ Vương quốc Anh được cho là đã chấm dứt vai trò của CID, viết tắt của Case Information Database – cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ tị nạn tồn tại suốt khoảng 25 năm. Tuy nhiên, theo báo cáo mới từ Ủy ban Tài khoản Công của Quốc hội Anh (Public Accounts Committee, hay PAC), việc thay thế một nền tảng công nghệ cũ không đồng nghĩa với việc giải quyết xong những điểm nghẽn cốt lõi. Các nghị sĩ cho biết dữ liệu tị nạn hiện vẫn bị phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, khiến cơ quan chức năng khó theo dõi hồ sơ, phát hiện tồn đọng mới và xác định chính xác nơi áp lực đang gia tăng trong toàn bộ quy trình xử lý.

Bộ Nội vụ nói với các nhà lập pháp rằng họ đã hoàn tất việc chuyển hoạt động quản lý hồ sơ tị nạn sang Atlas, nền tảng mới được kỳ vọng hiện đại hóa quy trình. Dù vậy, PAC nhấn mạnh rằng hệ thống vẫn chưa mang lại một “single, reliable view” – có thể hiểu là một cái nhìn thống nhất, đáng tin cậy về toàn bộ hồ sơ trong hệ thống tị nạn. Đây là khái niệm rất quan trọng trong quản trị dữ liệu: khi mọi bộ phận cùng truy cập một nguồn dữ liệu chuẩn duy nhất, nguy cơ sai lệch và trùng lặp sẽ giảm mạnh. Trong trường hợp này, quá trình chuyển đổi được mô tả là phức tạp, bao gồm di chuyển dữ liệu cũ, bổ sung chức năng mới và đào tạo nhân sự, nhưng kết quả cuối cùng vẫn chưa đạt kỳ vọng về tính đồng bộ.

Một chi tiết đáng chú ý trong báo cáo là một số nhân viên Bộ Nội vụ vẫn duy trì các bảng tính riêng song song với hệ thống chính thức. Trong môi trường công nghệ thông tin hiện đại, bảng tính có thể hữu ích cho công việc tạm thời, nhưng khi trở thành công cụ vận hành cốt lõi, nó dễ tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của cùng một dữ liệu. Điều đó làm nảy sinh vấn đề “data quality” – chất lượng dữ liệu, bao gồm sai lệch, thiếu nhất quán hoặc lỗi cập nhật. PAC cảnh báo việc phụ thuộc vào spreadsheet như vậy có thể khiến thông tin về cùng một hồ sơ xuất hiện ở nhiều nơi, với nhiều trạng thái khác nhau, làm suy yếu khả năng ra quyết định.

Một trong những khoảng trống nghiêm trọng nhất nằm giữa Bộ Nội vụ và Cơ quan Tòa án & Dịch vụ Tư pháp Anh (HM Courts & Tribunals Service). Hai bên đang tìm cách kết nối các hệ thống quản lý hồ sơ của mình, nhưng PAC cho biết cơ chế chia sẻ dữ liệu hiện tại vẫn chưa cho phép theo dõi một cá nhân xuyên suốt toàn bộ hành trình xin tị nạn. Đây là bài toán “data integration” – tích hợp dữ liệu, tức khả năng để các hệ thống khác nhau trao đổi và kết hợp thông tin một cách chính xác, liền mạch. Khi thiếu tích hợp, cơ quan quản lý không thể biết rõ một hồ sơ đang ở giai đoạn nào, bị chậm ở đâu, hay một biện pháp tháo gỡ tại một điểm có vô tình tạo thêm tắc nghẽn ở điểm khác hay không.

Báo cáo mới cũng lặp lại nhận định trước đó của Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Anh (National Audit Office): hệ thống vẫn chưa tạo ra được một bản ghi duy nhất và đáng tin cậy cho mỗi người xin tị nạn. Những thông tin quan trọng như kháng cáo lặp lại, hay trường hợp “absconders” – thuật ngữ chỉ những người rời khỏi sự giám sát của cơ quan chức năng và không còn hiện diện theo quy trình quản lý – vẫn ở tình trạng thiếu, không nhất quán hoặc thậm chí không có sẵn. Các nghị sĩ cho biết trong một số trường hợp, giới chức còn không thể cung cấp các số liệu then chốt với mức độ chắc chắn cần thiết.

Theo PAC, khi dữ liệu không đáng tin cậy, Quốc hội cũng không thể đánh giá liệu hệ thống tị nạn có thực sự được cải thiện hay không, hoặc tiền thuế của người dân có đang được sử dụng hiệu quả hay không. Báo cáo kết luận rằng các cơ quan vẫn thiếu dữ liệu tích hợp ở quy mô toàn hệ thống, đồng thời chưa có bộ chỉ số hiệu suất được thống nhất để điều hành hiệu quả. “Performance measures” – các chỉ số hiệu suất – là công cụ dùng để đo xem một hệ thống đang vận hành tốt đến đâu, ví dụ thời gian xử lý hồ sơ, số lượng tồn đọng hay tỷ lệ giải quyết thành công. Nếu thiếu các thước đo này, lãnh đạo cấp cao khó xác định nơi áp lực đang tăng, biện pháp nào đang phát huy tác dụng và biện pháp nào chỉ đang chuyển vấn đề từ khâu này sang khâu khác.

Câu chuyện của Bộ Nội vụ Anh cho thấy một thực tế quen thuộc trong các dự án công nghệ khu vực công: loại bỏ “legacy system” – tức hệ thống cũ đã lỗi thời nhưng vẫn phải duy trì vì gắn với vận hành quan trọng – mới chỉ là bước đầu. Thách thức lớn hơn nằm ở việc chuẩn hóa dữ liệu, kết nối các nền tảng, xây dựng quy trình liên thông và thay đổi cách nhân sự sử dụng công cụ hằng ngày. Nói cách khác, chuyển từ CID sang Atlas là một cột mốc đáng chú ý, nhưng nếu dữ liệu vẫn nằm rải rác, phụ thuộc vào bảng tính và thiếu liên kết với các cơ quan khác, thì cuộc đại tu CNTT này vẫn chưa thể mang lại bức tranh vận hành minh bạch mà các nhà lập pháp mong muốn.