Microsoft đẩy Copilot lên vị trí khó bỏ qua hơn trong Outlook cổ điển

Microsoft vừa thông báo thay đổi giao diện cho người dùng Classic Outlook, phiên bản Outlook truyền thống vẫn được nhiều doanh nghiệp duy trì. Điểm đáng chú ý là Copilot, trợ lý AI tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft 365, sẽ có một nút truy cập mới đặt phía trên thanh Ribbon. Ribbon là dải công cụ chứa các nút lệnh quen thuộc như soạn thư, định dạng hay đính kèm tệp. Theo Microsoft, cách bố trí mới giúp trải nghiệm đồng nhất hơn với Word, Excel và PowerPoint, nơi Copilot đã hiện diện ở vị trí tương tự.

Đợt triển khai dự kiến bắt đầu vào cuối tháng 8, áp dụng cho người dùng sở hữu giấy phép Microsoft 365 Copilot. Giấy phép ở đây là quyền sử dụng trả phí dành cho các tính năng AI nâng cao trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Đáng chú ý, tính năng sẽ được bật mặc định, đồng nghĩa các quản trị viên CNTT có thể sớm phải xử lý hàng loạt câu hỏi từ nhân viên về việc vì sao một nút Copilot mới bất ngờ xuất hiện phía trên Ribbon.

Trên lộ trình phát triển Microsoft 365, hay còn gọi là roadmap, hãng cho biết thiết kế mới nhằm neo Copilot thành một hệ thống kết nối xuyên suốt toàn bộ bộ ứng dụng. Roadmap là danh sách các tính năng sắp ra mắt hoặc đang được phát triển để khách hàng và quản trị viên theo dõi. Theo mô tả của Microsoft, Copilot sẽ gợi ý các hành động phù hợp theo ngữ cảnh công việc, ví dụ tóm tắt email hoặc soạn sẵn câu trả lời. Đây là dạng khuyến nghị do AI tạo ra dựa trên nội dung người dùng đang xử lý.

Dù có điểm vào mới, Copilot trong Classic Outlook không loại bỏ giao diện cũ. Khung bên, tức side pane, vẫn tiếp tục tồn tại. Side pane là bảng điều khiển mở ra ở cạnh cửa sổ ứng dụng để hiển thị công cụ, nội dung phụ hoặc trợ lý AI. Nút mới chỉ đóng vai trò như một cách quen thuộc hơn để mở khung này, thay vì buộc người dùng tìm kiếm trong giao diện như trước.

Trong những tháng gần đây, Microsoft không ít lần vấp phản ứng vì cách đưa Copilot vào các ứng dụng năng suất. Trước đó, một nút Copilot dạng nổi, tức floating button, từng được thêm vào Word, Excel và PowerPoint. Floating button là nút nổi đè lên vùng làm việc, thường nhằm tăng khả năng truy cập nhanh nhưng cũng dễ gây cảm giác vướng víu. Phản ứng tiêu cực từ người dùng buộc Microsoft phải nhượng bộ, cho phép đưa nút này trở lại khu vực Ribbon thay vì để nó che nội dung tài liệu.

Với người dùng còn gắn bó với Classic Outlook, Microsoft cho biết các bản cài đặt hiện tại sẽ tiếp tục được hỗ trợ ít nhất đến năm 2029. Trong khi đó, giai đoạn cho phép từ chối chuyển sang Outlook mới, còn gọi là opt-out phase, đã được lùi đến năm 2027. Opt-out là cơ chế cho phép tổ chức hoặc người dùng tạm thời không tham gia một thay đổi bắt buộc. Điều đó cho thấy Microsoft chưa từ bỏ kế hoạch thúc đẩy Outlook mới, nhưng cũng phải chấp nhận thực tế rằng nhiều khách hàng doanh nghiệp vẫn chưa sẵn sàng rời phiên bản cũ.

Khác với một số triển khai gây tranh cãi ở các ứng dụng Office khác, nút Copilot trong Classic Outlook sẽ nằm cố định phía trên Ribbon thay vì lơ lửng trên nội dung email. Đây có thể là điểm an ủi cho những người dùng không muốn trợ lý AI che khuất khu vực làm việc. Nói cách khác, Microsoft đang cố gắng cân bằng giữa hai mục tiêu: khiến Copilot hiện diện rõ ràng hơn và tránh lặp lại sai lầm giao diện từng khiến người dùng khó chịu.