Sử dụng máy quét mã vạch để quản lý thiết bị và vật tư phòng thí nghiệm

Sử dụng máy quét mã vạch – Trong bối cảnh các phòng thí nghiệm ngày càng mở rộng về quy mô, đa dạng về thiết bị và vật tư nghiên cứu, bài toán kiểm soát, theo dõi và tối ưu hóa nguồn lực đang trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Nếu như trước đây, việc quản lý thiết bị và vật tư chủ yếu dựa vào ghi chép thủ công, Excel hoặc phần mềm đơn giản, thì ngày nay, công nghệ máy quét mã vạch đã mang đến một cuộc cách mạng, giúp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình quản lý hiệu quả vượt trội.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách sử dụng máy quét mã vạch để quản lý thiết bị vật tư trong phòng thí nghiệm, những lợi ích to lớn mà phương pháp này mang lại, và các bước triển khai bài bản nhằm nâng cao hiệu quả vận hành phòng lab hiện đại.

Trong môi trường phòng thí nghiệm, số lượng thiết bị và vật tư có thể bao gồm:

• Máy phân tích hóa học, máy ly tâm, máy PCR, máy quang phổ…
• Dụng cụ đo lường: pipette, cân điện tử, kính hiển vi…
• Vật tư tiêu hao: hóa chất, thuốc thử, mẫu chuẩn, ống nghiệm, que thử…

Việc quản lý các thiết bị và vật tư này theo cách truyền thống thường gặp phải:

• Sai sót dữ liệu: Nhập tay dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu cập nhật.
• Khó kiểm kê: Tốn nhiều thời gian kiểm tra thủ công, đối chiếu thông tin.
• Thiếu truy xuất nhanh chóng: Mất thời gian tìm kiếm vị trí thiết bị hoặc kiểm tra lịch sử sử dụng.
• Rủi ro thất thoát: Dễ thất lạc thiết bị nhỏ gọn hoặc vật tư đắt tiền.

Chính vì vậy, ứng dụng máy quét mã vạch là xu hướng tất yếu để giải quyết những vấn đề trên.

2.1. Gán mã vạch duy nhất cho từng thiết bị và vật tư

Mỗi tài sản, từ máy móc lớn đến vật tư nhỏ lẻ, đều được gán một mã vạch riêng, lưu trữ thông tin chi tiết như:

• Tên thiết bị/vật tư
• Mã số tài sản
• Nhà sản xuất, ngày mua
• Thời hạn bảo hành, bảo trì định kỳ
• Vị trí sử dụng (phòng thí nghiệm số mấy, khu vực nào)
• Trạng thái (Đang sử dụng / Đang bảo trì / Chờ thanh lý)

2.2. Kiểm kê tài sản nhanh chóng, chính xác

Nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên thiết bị/vật tư để:

• Xác nhận sự tồn tại và trạng thái tài sản
• Đối chiếu tự động với dữ liệu hệ thống
• Phát hiện chênh lệch nhanh chóng

Điều này giúp rút ngắn thời gian kiểm kê từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ, thậm chí vài phút.

2.3. Theo dõi vòng đời thiết bị và vật tư

Từ khi nhập kho, đưa vào sử dụng, bảo trì, sửa chữa cho đến thanh lý, mọi thông tin của thiết bị và vật tư được cập nhật liên tục qua từng lần quét mã vạch, đảm bảo:

• Lịch sử sử dụng đầy đủ, minh bạch
• Cảnh báo khi đến lịch bảo trì, hết hạn sử dụng
• Dự báo chính xác nhu cầu thay thế vật tư tiêu hao

2.4. Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản

Sử dụng máy quét mã vạch giúp:

• Xác định thiết bị nào đang dư thừa, thiết bị nào đang quá tải sử dụng
• Sắp xếp lại vật tư tồn kho hợp lý
• Lên kế hoạch đầu tư, bảo trì, mua mới chính xác hơn

Bước 1: Khởi tạo mã vạch

• In tem mã vạch chất lượng cao chịu hóa chất, độ ẩm.
• Gán mã vạch cho từng thiết bị, vật tư ngay khi nhập kho.

Bước 2: Quét mã vạch ghi nhận thông tin ban đầu

• Xác định phòng ban sử dụng, người phụ trách, vị trí lưu trữ.

Bước 3: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

• Khi có các thay đổi về vị trí, trạng thái (bảo trì, sửa chữa, hỏng hóc, thất lạc), nhân viên quét mã vạch để cập nhật dữ liệu hệ thống.

Bước 4: Kiểm kê định kỳ

• Sử dụng máy quét để kiểm kê toàn bộ thiết bị và vật tư theo lịch trình (quý, năm).

Bước 5: Lập báo cáo và phân tích

• Xuất báo cáo tồn kho, báo cáo bảo trì, báo cáo sử dụng thiết bị, phục vụ quản lý và kiểm toán nội bộ.

Để vận hành hệ thống quản lý hiệu quả, cần:

• Máy quét mã vạch chuyên dụng: Hỗ trợ quét nhanh, quét chính xác cả mã vạch 1D và 2D.
• Máy in tem mã vạch: In tem chịu nước, chịu nhiệt, hóa chất.
• Phần mềm quản lý tài sản/phòng thí nghiệm (LIMS, AMS): Kết nối máy quét để cập nhật dữ liệu mẫu, vật tư và thiết bị.

Một số thiết bị máy quét phổ biến: Zebra DS2208, Honeywell Xenon XP 1952h, Opticon OPI3301, Datalogic Gryphon GD4500.

• Sử dụng vật liệu tem mã phù hợp: Chọn tem chống trầy xước, chống dung môi hóa chất.
• Định kỳ rà soát và làm mới mã vạch: Đảm bảo mã luôn rõ ràng, dễ quét.
• Đào tạo nhân viên thao tác đúng chuẩn: Tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Đầu tư phần mềm quản lý đồng bộ: Đảm bảo đồng bộ dữ liệu, tránh lỗi nhập liệu thủ công.

Trong kỷ nguyên công nghệ số, việc sử dụng máy quét mã vạch để quản lý thiết bị vật tư phòng thí nghiệm không chỉ giúp nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và bền vững. Việc đầu tư đúng đắn vào hệ thống mã vạch sẽ giúp các phòng thí nghiệm tối ưu nguồn lực, giảm thiểu thất thoát, đáp ứng tiêu chuẩn kiểm toán quốc tế, và sẵn sàng cho những bước phát triển mạnh mẽ trong tương lai.

Bạn đang cần tìm giải pháp máy quét mã vạch phù hợp cho phòng thí nghiệm của mình? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn thiết bị và phần mềm chuyên dụng, giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý thiết bị và vật tư ngay hôm nay!

Opticon là một thương hiệu toàn cầu chuyên về các giải pháp quét mã vạch và thu thập dữ liệu, được thành lập vào năm 1976. Với hơn 45 năm kinh nghiệm, Opticon đã trở thành một trong những công ty tiên phong trong lĩnh vực sản xuất máy pda,  máy quét mã vạch công nghiệp và thương mại .​

Với bề dày lịch sử và cam kết đổi mới, Opticon đã và đang cung cấp các giải pháp quét mã vạch chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các ngành công nghiệp hiện đại. Sự đa dạng trong sản phẩm và ứng dụng giúp Opticon trở thành lựa chọn tin cậy cho doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Tất cả các dòng máy của hãng Opticon đều tương thích tốt với máy tính để bàn, máy tính mini pc, laptop và smartphone