Dự án ERP dùng chung của chính phủ Anh rơi vào báo động đỏ, kế hoạch hiện đại hóa 9 bộ ngành đối mặt nguy cơ trễ lớn

Chính phủ Anh vừa thừa nhận dự án Matrix, một trụ cột quan trọng trong chiến lược dịch vụ dùng chung trị giá nhiều tỷ bảng, đang gặp rắc rối nghiêm trọng. Dự án này nhằm đưa 9 bộ ngành lên cùng một nền tảng ERP và HR dùng chung. ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm quản trị tổng thể giúp cơ quan hoặc doanh nghiệp vận hành các mảng như tài chính, mua sắm, nhân sự và kế hoạch nguồn lực trên một kiến trúc thống nhất. Trong khi đó, HR là hệ thống quản trị nhân sự. Cơ quan giám sát các dự án lớn của Anh là NISTA đã chấm Matrix ở mức đỏ, tức dự án đang tồn tại các vấn đề lớn về tiến độ, ngân sách, chất lượng hoặc khả năng tạo ra lợi ích như cam kết, và các rủi ro hiện chưa cho thấy có thể xử lý dễ dàng.

Matrix chỉ là một trong 5 cụm dự án mà chính phủ Anh đặt cược để hợp nhất hạ tầng công nghệ và tiết kiệm khoảng 4,3 tỷ bảng. Tổng thể chương trình này hướng tới việc chuyển 17 bộ ngành cùng khoảng 300 cơ quan trực thuộc hoặc hoạt động độc lập tương đối sang các nền tảng công nghệ dùng chung. Mô hình “shared services”, tức dịch vụ dùng chung, được thiết kế để nhiều cơ quan cùng sử dụng một bộ hệ thống lõi thay vì mỗi nơi tự đầu tư riêng. Cách làm này thường giúp giảm chi phí vận hành, chuẩn hóa quy trình và đơn giản hóa bảo trì, nhưng đổi lại đòi hỏi mức phối hợp liên cơ quan rất cao.

Theo báo cáo tài khóa 2025-2026 của NISTA, nhiều vấn đề quan trọng đã xuất hiện ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Năm 2024, Matrix trao hợp đồng cho Workday cung cấp phần mềm tài chính và nhân sự theo mô hình SaaS, cùng với Cognizant phụ trách tích hợp hệ thống, với tổng giá trị 144,3 triệu bảng. SaaS, hay Software as a Service, là mô hình phần mềm cung cấp qua đám mây, nơi người dùng truy cập dịch vụ qua internet thay vì tự cài đặt và vận hành toàn bộ hạ tầng tại chỗ. Còn tích hợp hệ thống là quá trình kết nối nhiều phần mềm, dữ liệu và quy trình khác nhau để chúng hoạt động liền mạch như một thể thống nhất. Matrix ban đầu dự kiến bắt đầu vận hành thực tế từ tháng 5/2026, nhưng kế hoạch này đã bị chậm.

Trong tháng 3, ban điều hành chương trình Matrix đã họp để xem xét việc “re-baselining” dự án. Đây là thuật ngữ quản trị dự án chỉ việc thiết lập lại đường cơ sở, tức điều chỉnh lại các mốc chuẩn về phạm vi, ngân sách và tiến độ để phản ánh thực tế mới. Cùng với đó là một kế hoạch khắc phục và nhiều kịch bản triển khai khác nhau. Theo NISTA, việc lập kế hoạch lại nhằm xây dựng một lộ trình thực tế, đáng tin cậy và khả thi hơn trước các khó khăn kéo dài trong khâu triển khai. Phân tích ban đầu cho thấy giai đoạn 1 có thể bị lùi từ 3 đến 6 tháng, đẩy thời điểm người dùng đầu tiên chính thức lên hệ thống sang cuối năm 2026.

Dù các vấn đề kỹ thuật của hệ thống được cho là đã được xử lý, báo cáo cho biết rủi ro lớn nhất hiện nay là các bộ ngành không có đủ chuyên gia nghiệp vụ để thực hiện khối lượng kiểm thử rất lớn mà dự án yêu cầu. Chuyên gia nghiệp vụ, thường được gọi là subject matter expert, là những người hiểu sâu các quy trình thực tế trong tài chính, nhân sự hay vận hành hành chính để xác nhận phần mềm mới có đáp ứng đúng nhu cầu hay không. Kiểm thử ở đây không chỉ là chạy thử phần mềm, mà còn là xác minh quy trình, dữ liệu, phân quyền và độ chính xác của báo cáo. Khi các cơ quan có “khẩu vị rủi ro” thấp, nghĩa là không sẵn sàng chấp nhận sai sót trong hệ thống lõi, nhu cầu kiểm thử càng tăng mạnh.

Dự án Matrix do Bộ Khoa học, Đổi mới và Công nghệ Anh, tức DSIT, dẫn dắt, với sự tham gia của nhiều cơ quan lớn như Văn phòng Nội các, Bộ An ninh Năng lượng và Net Zero, Bộ Văn hóa, Truyền thông và Thể thao, Bộ Kinh doanh và Thương mại, Văn phòng Tổng chưởng lý và Bộ Y tế và Chăm sóc Xã hội. Tuy nhiên, Kho bạc Hoàng gia Anh (HMT) và Bộ Giáo dục vẫn trì hoãn quyết định tham gia Matrix, dù trước đó Văn phòng Nội các từng khẳng định việc tham gia dịch vụ dùng chung là không mang tính tùy chọn. Sự do dự này đang khiến các nghị sĩ lo ngại dự án có thể bị suy yếu từ chính bên trong. Riêng HMT hiện đã sử dụng Oracle Fusion SaaS, một nền tảng đám mây tương đối hiện đại cho tài chính và nhân sự, nên động lực chuyển sang hệ thống mới có thể thấp hơn.

Bức tranh còn đáng lo hơn khi NISTA cũng xếp hạng đỏ cho Unity, một dự án dịch vụ dùng chung khác, dù cơ quan này ghi nhận tiến độ của Unity đã có cải thiện. Unity liên quan đến việc Cơ quan Thuế và Hải quan Hoàng gia Anh (HMRC) cùng hai cơ quan khác chuyển sang hệ thống SAP ERP trên nền tảng đám mây. SAP là một trong những nhà cung cấp phần mềm doanh nghiệp lớn nhất thế giới, nổi tiếng với các bộ giải pháp ERP phục vụ tài chính, chuỗi cung ứng và vận hành. Việc cả Matrix lẫn Unity cùng bị cảnh báo cho thấy thách thức không chỉ nằm ở một dự án đơn lẻ, mà có thể phản ánh độ phức tạp chung của chiến lược hợp nhất công nghệ trong khu vực công.

Đại diện DSIT cho biết các khó khăn trong Matrix được phát hiện sau một đợt rà soát theo kế hoạch, và cơ quan này đã quyết định lập lại kế hoạch để bảo đảm lịch triển khai thực tế hơn, đồng thời vẫn tiếp tục mục tiêu hiện đại hóa dịch vụ dùng chung trong toàn chính phủ. Nhóm phụ trách chương trình hiện đang xây dựng phiên bản tiếp theo của hồ sơ business case để trình HMT và Văn phòng Nội các phê duyệt vào cuối năm nay. Business case có thể hiểu là bộ tài liệu chứng minh tính cần thiết, chi phí, lợi ích và tính khả thi của dự án trước khi được cấp vốn hoặc tiếp tục triển khai. Tài liệu này dự kiến sẽ nêu rõ lịch trình cho làn sóng tiếp theo gồm các bộ ngành và cơ quan trực thuộc gia nhập hệ thống mới, trong đó có cả HMT. DSIT khẳng định vẫn cam kết với Matrix và cho rằng chương trình có thể mang lại 1,67 bảng lợi ích cho mỗi 1 bảng đầu tư.